Office Administration এর কাজ।Task of Office Administration
Office Administration এর কাজ বিস্তারিত
অফিস প্রশাসন (Office Administration) একটি প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কার্যক্রমের নিয়ন্ত্রণ, সমন্বয় ও ব্যবস্থাপনার জন্য অপরিহার্য। নিচে দায়িত্ব ও কাজের বিস্তারিত আলোচনা করা হলো।
১. অফিস ম্যানেজমেন্ট ও সমন্বয়
- অফিসের দৈনন্দিন কার্যক্রম পরিচালনা ও মনিটর করা।
- কর্মীদের কাজ বণ্টন ও সময়মতো ফলো-আপ।
- মিটিং, সেমিনার বা অফিস ইভেন্ট আয়োজন।
উদাহরণ: প্রতিদিন সকালের মিটিং শিডিউল করে কাজ বণ্টন করা এবং দিন শেষে রিপোর্ট সংগ্রহ করা।
২. ডকুমেন্টেশন ও রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট
- অফিসিয়াল ফাইল, নথি ও ডেটা সংরক্ষণ।
- ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেম তৈরি (Google Drive/SharePoint ইত্যাদি)।
- চিঠি, নোটিশ ও রিপোর্ট তৈরি ও প্রেরণ।
উদাহরণ: কর্মীদের ছুটির আবেদন গুগল শিটে সংরক্ষণ এবং মাস শেষে রিপোর্ট তৈরি।
৩. ফিনান্স ও বাজেট সহায়তা
- অফিস খরচ পরিকল্পনা ও বাজেট তৈরি।
- পেটি ক্যাশ ম্যানেজ ও ছোটখাটো বিল প্রদান।
- সাপ্লায়ারদের ইনভয়েস যাচাই ও পেমেন্ট নিশ্চিত।
উদাহরণ: প্রতি মাসে স্টেশনারি কেনার জন্য বাজেট সেট করা ও খরচের হিসাব রাখা।
৪. হিউম্যান রিসোর্স সাপোর্ট
- নতুন কর্মী নিয়োগ প্রক্রিয়ায় সহায়তা করা।
- উপস্থিতি ও টাইমশিট রেকর্ড রাখা।
- প্রশিক্ষণ সেশন আয়োজন ও কর্মী উন্নয়ন সহায়তা।
উদাহরণ: নতুন কর্মীর জন্য ইন্টারভিউ শিডিউল তৈরি ও অনবোর্ডিং ফর্ম প্রস্তুত।
৫. যোগাযোগ ও কাস্টমার সার্ভিস
- ফোন কল, ইমেইল ও অফিস বার্তা পরিচালনা।
- ক্লায়েন্ট ও ভিজিটরদের স্বাগত জানানো।
- অভিযোগ ও প্রশ্নের দ্রুত সমাধান।
উদাহরণ: একজন ক্লায়েন্ট অফিসে আসলে মিটিং রুম বুক করে তার সাথে যোগাযোগ করা।
৬. ইনভেন্টরি ও রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট
- অফিস সামগ্রী (স্টেশনারি, যন্ত্রপাতি) কেনা ও মজুদ রাখা।
- যন্ত্রপাতি ও ফার্নিচার রক্ষণাবেক্ষণ।
- IT টিমের সাথে সমন্বয় করে টেকনিক্যাল সমস্যা সমাধান।
উদাহরণ: প্রিন্টার নষ্ট হলে মেরামতের জন্য সার্ভিস টিম ডাকা।
৭. কমপ্লায়েন্স ও রেগুলেশন
- কোম্পানির নীতি মেনে চলা।
- স্বাস্থ্য ও সুরক্ষা নিয়ম কার্যকর করা।
- গোপন তথ্য নিরাপদে সংরক্ষণ।
উদাহরণ: ফায়ার সেফটি ড্রিল আয়োজন করে কর্মীদের প্রশিক্ষণ দেওয়া।
৮. রিপোর্টিং ও ডেটা অ্যানালাইসিস
- ম্যানেজমেন্টের জন্য সাপ্তাহিক/মাসিক রিপোর্ট তৈরি।
- KPI পর্যবেক্ষণ ও বিশ্লেষণ।
- ডেটার ভিত্তিতে সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়তা।
উদাহরণ: মাসিক সেলস রিপোর্ট তৈরি করে তা ম্যানেজমেন্ট মিটিং-এ উপস্থাপন করা।
৯. টিম কোঅর্ডিনেশন ও মোটিভেশন
- টিমে সুসম্পর্ক বজায় রাখা।
- কনফ্লিক্ট ম্যানেজমেন্ট ও সমস্যা সমাধান।
- কর্মীদের মনোবল ও উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি।
উদাহরণ: টিমে দুইজন কর্মীর মধ্যে মতবিরোধ হলে মিটিং নিয়ে সমাধান করা।
১০. অন্যান্য দায়িত্ব
- অফিস ভ্রমণ ও হোটেল বুকিং।
- অফিস নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।
- ম্যানেজমেন্ট টিমকে দৈনন্দিন কাজে সহায়তা।
উদাহরণ: অফিস ট্রিপের জন্য বাস ও হোটেল বুক করা।
