Procurement vs Indenting
Procurement (প্রকিউরমেন্ট) ও Indenting (ইন্ডেন্ট/ইন্ডেন্টিং)> ১) সংজ্ঞা (Definitions)
Indenting (ইন্ডেন্ট): অভ্যন্তরীণভাবে একটি বিভাগ/ব্যবহারকারী যখন কোনো পণ্য বা সেবা প্রয়োজন মনে করে তখন যে লিখিত অনুরোধ জমা দেয় তাকে ইন্ডেন্ট বা Requisition বলে। এটি প্রকিউরমেন্ট প্রক্রিয়ার সূচনা।
Procurement (প্রকিউরমেন্ট): ইন্ডেন্ট অনুমোদন থেকে শুরু করে সরবরাহকারী নির্বাচন, দরদাম, পারচেজ অর্ডার (PO) ইস্যু, পণ্য গ্রহণ (GRN), ইনভয়েস মিলিয়ে পেমেন্ট পর্যন্ত পুরো ক্রয় ব্যবস্থাপনা।
২) ইন্ডেন্ট (Indenting) — বিস্তারিত
ক) ইন্ডেন্টের উদ্দেশ্য
- অভ্যন্তরীণ চাহিদা লিখিতভাবে রেকর্ড করা।
- ম্যানেজমেন্ট/অফিসিয়ালের অনুমোদন নিয়ে ক্রয়ের জন্য বৈধ ভিত্তি তৈরি করা।
- স্টক রেকর্ড ও বাজেট কন্ট্রোল সহজ করা।
খ) ইন্ডেন্টে সাধারণ ফিল্ড
- ইন্ডেন্ট নম্বর (Indent No.)
- তারিখ
- আবেদনকারী বিভাগ ও ব্যক্তি
- আইটেমের নাম, স্পেসিফিকেশন, ইউনিট, পরিমাণ
- চাহিদার জরুরীতা (Urgency)
- বাজেট কোড / খরচ কেন্দ্র
- অনুমোদনের জন্য স্বাক্ষর ক্ষেত্র
গ) ইন্ডেন্টের ধরন
- স্টোর ইন্ডেন্ট: স্টোর রিকোয়েস্ট যেখানে স্টোর থেকে সরঞ্জাম/ম্যাটেরিয়াল সরবরাহ চাওয়া হয়।
- ক্যাপিটাল ইন্ডেন্ট: মেশিনারি বা বড় মূলধনী খরচের অনুরোধ।
- সার্ভিস ইন্ডেন্ট: বাইরে থেকে সেবা (maintenance, consultancy ইত্যাদি) নেয়ার অনুরোধ।
ঘ) ইন্ডেন্ট অনুমোদন লেভেল
প্রতিষ্ঠানের নীতির উপর নির্ভর করে ইন্ডেন্টের মান ও ব্যয় অনুযায়ী অনুরোধকে বিভিন্ন পদে অনুমোদনের প্রয়োজন হয় — যেমন সুপারভাইজার, ম্যানেজার, ডাইরেক্টর বা বাজেট হোল্ডারের অনুমোদন।
৩) প্রকিউরমেন্ট (Procurement) — বিস্তারিত
ক) প্রকিউরমেন্টের ধাপ (Step-by-step)
- ইন্ডেন্ট গ্রহণ ও যাচাই
- বাজার / সরবরাহকারী সার্চ, RFQ (Request for Quotation) জারি
- কোটেশনগুলো সংগ্রহ ও মূল্যায়ন (Technical ও Commercial)
- সরবরাহকারী নির্বাচন (Supplier evaluation & shortlisting)
- দরদাম (negotiation) ও চুক্তি (contract) সাক্ষর
- পালিসি অনুযায়ী Purchase Order (PO) ইস্যু
- ডেলিভারি গ্রহণ ও GRN (Goods Received Note) তৈরি
- ইনভয়েস মিল (Invoice reconciliation) ও পেমেন্ট প্রসেসিং
- কোয়ালিটি রিভিউ ও পারফরম্যান্স মূল্যায়ন
খ) Procurement এর প্রকারভেদ
- Direct Procurement: উৎপাদনে সরাসরি ব্যবহৃত কাঁচামাল।
- Indirect Procurement: অফিস সামগ্রী, IT হার্ডওয়্যার, সার্ভিস ইত্যাদি।
- Strategic Sourcing: দীর্ঘ-মেয়াদি কন্ট্রাক্ট, বিশাল ক্যাটাগরি ব্যবস্থাপনা।
- Emergency Procurement: জরুরি অবস্থায় তাত্ক্ষণিক ক্রয় (কখনওই নীতি-চেক ছাড়াই নয়—পরে রেট্রোঅ্যাকটিভ আবেদন/অনুমোদন থাকে)।
গ) গুরুত্বপূর্ণ নথি
- Indent / Requisition
- RFQ / Tender Document
- Quotation
- Purchase Order (PO)
- Contract / Service Level Agreement (SLA)
- Goods Received Note (GRN)
- Inspection Report / Quality Certificate
- Invoice
- Payment Voucher / Cheque Advice
ঘ) সরবরাহকারী মূল্যায়ন মানদণ্ড (Supplier Evaluation)
- দাম ও টার্মস
- ডেলিভারি সময় এবং নির্ভরযোগ্যতা
- কোয়ালিটি স্ট্যান্ডার্ড (ISO/হার্ড স্পেসিফিকেশন)
- ফাইন্যান্সিয়াল স্ট্যাবিলিটি
- পোস্ট সেলস সার্ভিস এবং ওয়ারেন্টি
৪) কন্ট্রোল পয়েন্ট ও অডিট ট্রেইল
ভেন্ডর পছন্দ, PO ইস্যু থেকে পেমেন্ট—সব ধাপে ডকুমেন্টেড অনুমোদন এবং রেকর্ড থাকা উচিত। এটি অডিটের সময় গুরুত্বপুর্ণ। সাধারণ কন্ট্রোল:
- বাজেট কন্ট্রোল (Budget vs Actual)
- দু’দফা অপেক্ষিত অনুমোদন (Dual sign-off for high value)
- Receiving vs PO matching (3-way match: PO, GRN, Invoice)
- ব্যবহারযোগ্যতা পর্যালোচনা (Periodic vendor performance review)
৫) ERP/সফটওয়্যার ও ডিজিটাল টুল
বড় প্রতিষ্ঠানে SAP, Oracle, Odoo, TallyPrime ইত্যাদি ব্যবহার করে procurement workflow অটোমেট করা হয়। সাধারণ ফিচার:
- Indent raise ও approval workflow
- RFQ ও Vendor portal
- PO creation & dispatch
- GRN ও একটি-নজরে স্টক কন্ট্রোল
- 3-way match ও AP (Accounts Payable) ইন্টিগ্রেশন
৬) KPI এবং পরিমাপযোগ্য মেট্রিক্স
- PO cycle time — ইন্ডেন্ট থেকে PO পর্যন্ত সময়
- Supplier on-time delivery %
- Purchase price variance (PPV)
- Invoice processing time
- Contract compliance %
- Inventory turnover (procured items এর ক্ষেত্রে)
৭) সাধারণ সমস্যা ও সমাধান
| সমস্যা | কারণ | সমাধান |
|---|---|---|
| ইন্ডেন্ট অনুপস্থিত/অসংশোধিত | ডিপার্টমেন্টের প্রশিক্ষণ অভাব, সিস্টেম না থাকা | স্ট্যান্ডার্ড ইন্ডেন্ট ফরম ও অনলাইন ওয়ার্কফ্লো আরোপ |
| ডিলেড ডেলিভারি | ভেন্ডরের দুর্বল লজিস্টিক, PO স্পেসিফিকেশন অনুপূর্ণ | ভেন্ডর ইভ্যালুয়েশন ও কন্ট্রাক্টে ডেলিভারি শর্ত স্পষ্ট করা |
| অতিরিক্ত খরচ (Cost overruns) | ঝুলন্ত অনুমোদন, বাজেট কন্ট্রোল না থাকা | বাজেট-লক, প্রাইস-বেঞ্চমার্কিং ও competitive bidding |
৮) সেরা অনুশীলন (Best Practices)
- স্ট্যান্ডার্ড টেন্ডারিং ও RFQ প্রসেস বজায় রাখুন
- Supplier diversification — নির্ভরতা কমান
- 3-way match মেনে চলুন (PO, GRN, Invoice)
- কোনো জরুরি ক্রয় হলে পরে রেট্রোঅ্যাকটিভ অ্যাপ্রুভ্যাল নিতে হবে এবং রিপোর্ট করতে হবে
- প্রতিষ্ঠানের ছোট ক্রয়ের জন্য প্যাকেজিং: e-procurement প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার
- vendor master data নিয়মিত আপডেট রাখুন
৯) নমুনা ফরম (Sample Forms)
ইন্ডেন্ট (Indent / Requisition) — উদাহরণ
| Indent No. | _________ |
| Date | _________ |
| Department | _________ |
| Requested by | _________ |
| Item description | _________ |
| Specification | _________ |
| Unit | _________ |
| Quantity | _________ |
| Budget code | _________ |
| Reason / Justification | _________ |
| Approval (Manager) | _________ |
Purchase Order (PO) — নমুনা সারাংশ
| PO No. | _________ |
| Date | _________ |
| Vendor | _________ |
| Delivery address | _________ |
| Item(s) | _________ |
| Unit price | _________ |
| Total amount | _________ |
| Payment terms | _________ |
| Delivery date | _________ |
| Authorized signature | _________ |
১০) ইন্ডেন্টিং বনাম প্রকিউরমেন্ট — সঙ্কলিত সারণি
| বিষয় | Indenting | Procurement |
|---|---|---|
| মূল কার্য | অভ্যন্তরীণ চাহিদা নথিভুক্ত করা | চাহিদা পূরণের জন্য বাজার থেকে কেনা ও সরবরাহ নিশ্চিত করা |
| প্রারম্ভিক ধাপ | হ্যাঁ (ইন্ডেন্ট তৈরি) | ইন্ডেন্ট অনুমোদন হলে শুরু |
| দল | ব্যবহারকারী বিভাগ/স্টোর | প্রকিউরমেন্ট/পারচেজ টিম |
| দস্তাবেজ | Indent/Requisition form | PO, Contract, GRN, Invoice ইত্যাদি |
১১) রোলস ও দায়িত্ব (Roles & Responsibilities)
- Requesting Department: প্রয়োজন সঠিকভাবে উল্লেখ এবং ব্যয় কেন্দ্র নির্ধারণ।
- Store / Inventory Team: স্টক চেক করে ইন্ডেন্ট সার্ভ করার চেষ্টা করবে এবং স্টোর ইস্যু নথিভুক্ত করবে।
- Procurement Team: কোটেশন সংগ্রহ, ভেন্ডর নির্বাচন, PO ইস্যু ও ডেলিভারি ব্যবস্থাপনা।
- Accounts: ইনভয়েস মিল, পেমেন্ট প্রসেস।
- QA / Inspection: পণ্য/সেবার গুণগত মান নিশ্চিত করবে।
১২) ছোট প্রতিষ্ঠান বনাম বড় কর্পোরেট পার্থক্য
ছোট প্রতিষ্ঠানে প্রক্রিয়া সাধারণত সরল, বেশি ম্যানুয়াল আর স্বল্প ভেন্ডর রয়েছে। বড় কর্পোরেটে স্ট্যান্ডার্ড পলিসি, টেন্ডারিং, কথিত ‘strategic sourcing’ এবং ERP সিস্টেম বিদ্যমান।
