কোম্পানির বিল, সেলারি এবং অন্যান্য পেমেন্ট কার্যক্রম অপারেটিং প্রসিডিওরের প্রক্রিয়া!

---

বিজ্ঞাপন (50×320)

১. বিল ও ইনভয়েস যাচাইকরণ

প্রকিউরমেন্ট বিভাগ:

• দায়িত্ব: সরবরাহকারীদের বিল ও ইনভয়েস প্রাথমিকভাবে যাচাই করা।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • প্রাপণ পণ্য/সেবার রশিদ
  • যাচাই করা ইনভয়েসের কপি
  • পণ্য গ্রহণ প্রমাণপত্র (যদি প্রযোজ্য হয়)
• অ্যাকাউন্টস বিভাগে প্রেরণ: যাচাইকৃত বিল এবং ইনভয়েসের কপি।

বিজ্ঞাপন (50×320)

অ্যাকাউন্টস বিভাগ:

• দায়িত্ব: ইনভয়েস এবং বিল যাচাই করা, পেমেন্ট শর্তাবলী নিশ্চিত করা।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • ইনভয়েসের ফাইনাল কপি
  • পরিশোধন অনুমোদন চেকলিস্ট
  • পেমেন্ট অথোরাইজেশন ফর্ম

বিজ্ঞাপন (50×320)

২. অনুমোদন প্রক্রিয়া

ডিপার্টমেন্ট প্রধান:

• দায়িত্ব: প্রতিটি বিল এবং ইনভয়েস যাচাই করে চূড়ান্ত অনুমোদন দেওয়া।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • ইনভয়েস অ্যাপ্রুভাল ফর্ম
  • প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে পারফরমেন্স সার্টিফিকেট

ফাইন্যান্স ম্যানেজার:

• দায়িত্ব: সব নথিপত্র এবং বিল যাচাই করে চূড়ান্ত অনুমোদন।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • পেমেন্ট অথোরাইজেশন ফর্ম
  • ব্যাংক পেমেন্ট রিক্যুইজিশন ফর্ম

বিজ্ঞাপন (50×320)

৩. পেমেন্ট প্রসেসিং

অ্যাকাউন্টস পে অ্যাবল (Accounts Payable) বিভাগ:

• দায়িত্ব: পেমেন্টের জন্য ফাইনাল নথি প্রস্তুত করা এবং ব্যাংকে প্রেরণ।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • পেমেন্ট ইন্সট্রাকশন লেটার
  • ব্যাংক ট্রান্সফার ফর্ম
  • পেমেন্ট ভাউচার (ব্যাংকে জমা দেওয়ার জন্য)

বিজ্ঞাপন (50×320)

ব্যাংক:

• দায়িত্ব: পেমেন্ট প্রসেস করা এবং পেমেন্ট কনফার্মেশন ইস্যু করা।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • পেমেন্ট রিসিপ্ট বা পেমেন্ট স্টেটমেন্ট

বিজ্ঞাপন (50×320)

৪. সেলারি প্রসেসিং

এইচআর বিভাগ:

• দায়িত্ব: কর্মীদের সেলারি সম্পর্কিত তথ্য সংগ্রহ ও যাচাই করা।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • মাসিক উপস্থিতি রিপোর্ট
  • কর্মীদের প্রাপ্যতা বিবরণ
  • সেলারি ওভারটাইম বিবরণী

বিজ্ঞাপন (50×320)

অ্যাকাউন্টস বিভাগ:

• দায়িত্ব: এইচআর থেকে প্রাপ্ত তথ্যের ভিত্তিতে সেলারি পেমেন্ট প্রক্রিয়াকরণ।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • পে-স্লিপ
  • সেলারি পেমেন্ট অথোরাইজেশন ফর্ম
  • ব্যাংক পেমেন্ট ইন্সট্রাকশন

বিজ্ঞাপন (50×320)

৫. অন্যান্য পেমেন্ট (বোনাস, প্রভিডেন্ট ফান্ড, অন্যান্য)

এইচআর এবং অ্যাকাউন্টস বিভাগ:

• দায়িত্ব: বোনাস, প্রভিডেন্ট ফান্ড এবং অন্যান্য সুবিধার হিসাব ও পেমেন্ট শিডিউল তৈরি।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • বোনাস অ্যালোকেশন শিট
  • প্রভিডেন্ট ফান্ড স্টেটমেন্ট
  • অন্যান্য পেমেন্ট অথোরাইজেশন ফর্ম

বিজ্ঞাপন (50×320)

ফাইন্যান্স বিভাগ:

• দায়িত্ব: অতিরিক্ত পেমেন্ট অনুমোদন এবং ব্যাংকে পেমেন্ট ইন্সট্রাকশন পাঠানো।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • ব্যাংক পেমেন্ট রিক্যুইজিশন ফর্ম
  • ফাইনাল অথোরাইজেশন লেটার

বিজ্ঞাপন (50×320)

৬. রেকর্ড ও রিপোর্টিং

অ্যাকাউন্টস বিভাগ:

• দায়িত্ব: প্রতিটি পেমেন্টের বিস্তারিত রেকর্ড রাখা।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • মাসিক পেমেন্ট রিপোর্ট
  • পেমেন্ট রিকনসিলিয়েশন রিপোর্ট
  • বার্ষিক ব্যালেন্স শিট

বিজ্ঞাপন (50×320)

ফাইন্যান্স ম্যানেজার:

• দায়িত্ব: মাসিক ও বার্ষিক রিপোর্ট রিভিউ করা।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • রিভিউড রিপোর্ট ফর্ম
  • অডিট রিকোয়েস্ট নোট

বিজ্ঞাপন (50×320)

৭. অডিটিং

অভ্যন্তরীণ অডিট টিম:

• দায়িত্ব: পেমেন্ট প্রক্রিয়া এবং নথিপত্র পর্যালোচনা করা।
• প্রস্তুত ডকুমেন্টস:
  • অডিট রিভিউ রিপোর্ট
  • সংশোধন সুপারিশপত্র

বিজ্ঞাপন (50×320)

বিশেষ নির্দেশাবলী:

• প্রতিটি পেমেন্ট প্রসেসের ধাপে নথিপত্র যথাযথভাবে সংরক্ষণ করতে হবে।
• অনুমোদিত ডকুমেন্টস ছাড়া কোনো পেমেন্ট হবে না।
• সমস্ত বিভাগ অবশ্যই নথিপত্রের একটি কপি তাদের বিভাগীয় রেকর্ডে সংরক্ষণ করবে।

Operational Procedure for Company Bill, Salary, and Other Payments

---

বিজ্ঞাপন (50×320)

1. Bill and Invoice Verification

Procurement Department:

Responsibility: Initial verification of supplier bills and invoices.

Documents Prepared:

• Receipt of goods/services
• Copy of verified invoice
• Goods receipt proof (if applicable)

Submission to Accounts Department: Verified bill and invoice copy.

বিজ্ঞাপন (50×320)

Accounts Department:

Responsibility: Verifying invoice and bill, ensuring payment terms.

Documents Prepared:

• Final copy of the invoice
• Payment approval checklist
• Payment authorization form

---

বিজ্ঞাপন (50×320)

2. Approval Process

Department Head:

Responsibility: Review and approve each bill and invoice.

Documents Prepared:

• Invoice approval form
• Performance certificate, if necessary

Finance Manager:

Responsibility: Final approval of all documents and bills.

Documents Prepared:

• Payment authorization form
• Bank payment requisition form

---

বিজ্ঞাপন (50×320)

3. Payment Processing

Accounts Payable Department:

Responsibility: Prepare final documents for payment and send to bank.

Documents Prepared:

• Payment instruction letter
• Bank transfer form
• Payment voucher (for bank submission)

বিজ্ঞাপন (50×320)

Bank:

Responsibility: Process payment and issue payment confirmation.

Documents Prepared:

• Payment receipt or payment statement

---

বিজ্ঞাপন (50×320)

4. Salary Processing

HR Department:

Responsibility: Collect and verify employee salary information.

Documents Prepared:

• Monthly attendance report
• Employee entitlement details
• Salary and overtime report

বিজ্ঞাপন (50×320)

Accounts Department:

Responsibility: Process salary payments based on HR data.

Documents Prepared:

• Pay slip
• Salary payment authorization form
• Bank payment instruction

---

বিজ্ঞাপন (50×320)

5. Other Payments (Bonus, Provident Fund, etc.)

HR and Accounts Department:

Responsibility: Prepare schedules and calculations for bonuses, provident fund, and other benefits.

Documents Prepared:

• Bonus allocation sheet
• Provident fund statement
• Other payment authorization form

বিজ্ঞাপন (50×320)

Finance Department:

Responsibility: Approve additional payments and send bank payment instructions.

Documents Prepared:

• Bank payment requisition form
• Final authorization letter

---

বিজ্ঞাপন (50×320)

6. Record and Reporting

Accounts Department:

Responsibility: Maintain detailed records of each payment.

Documents Prepared:

• Monthly payment report
• Payment reconciliation report
• Annual balance sheet

বিজ্ঞাপন (50×320)

Finance Manager:

Responsibility: Review monthly and annual reports.

Documents Prepared:

• Reviewed report form
• Audit request note

---

বিজ্ঞাপন (50×320)

7. Auditing

Internal Audit Team:

Responsibility: Review payment processes and documents.

Documents Prepared:

• Audit review report
• Correction recommendation letter

---

Special Instructions:

• All documents must be properly preserved for each payment process.
• No payment should proceed without authorized documents.
• Each department must keep a copy of all relevant documents in their departmental records.

সংগৃহীত