📃 কোম্পানির নথি খোলা এবং নথির গতিবিধি সংরক্ষণের কলাকৌশল

Muhammad Shahjahan

4 Nov, 2024

নথি খোলা ও সংরক্ষণ পদ্ধতি

কোম্পানির নথি খোলা এবং নথির গতিবিধি সংরক্ষণের কলাকৌশল

১. নথি খোলার প্রক্রিয়া

ইউনিক নথি কোডিং: প্রতিটি নথিকে একটি ইউনিক কোড বা নাম্বার দেওয়া উচিত। উদাহরণ: PR-2024-001
শ্রেণিবিন্যাস: নথি বিভিন্ন ক্যাটাগরিতে বিভক্ত করা উচিত, যেমন: আর্থিক, মানবসম্পদ, আইনি, ইত্যাদি।
ডেট স্ট্যাম্পিং: নথি খোলার তারিখ, উৎস ও বিভাগের নাম উল্লেখ করা উচিত।
শিরোনাম সংযুক্তকরণ: নথির বিষয়বস্তুকে সহজে চিহ্নিত করতে পরিষ্কার শিরোনাম দেওয়া উচিত।

আরোও পড়ুন ব্যবসায়ের জন্য গুরুত্বপূর্ণ ৬ টি মার্জিনের আলোচনা

২. নথির গতিবিধি সংরক্ষণের প্রক্রিয়া

ডিজিটাল ট্র্যাকিং সিস্টেম: ERP বা নথি ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করে নথির চলাচল ট্র্যাক করা।
ম্যানুয়াল লগবুক ব্যবস্থাপনা: ম্যানুয়াল লগবুকে নথির অবস্থান বা গতিবিধি সংরক্ষণ করা।
ইনডেক্সিং ও কিউআর কোড: ইনডেক্সিং বা কিউআর কোড যুক্ত করলে দ্রুত ট্র্যাক করা যায়।

৩. নথি সংরক্ষণের কৌশল

ডিজিটাল সংরক্ষণ: কাগজের নথিগুলিকে ডিজিটালাইজ করে ক্লাউডে সংরক্ষণ করা।
নিয়মিত ব্যাকআপ: গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলির জন্য সপ্তাহিক বা মাসিক ব্যাকআপ রাখা।
নিরাপত্তা ও অ্যাক্সেস কন্ট্রোল: পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন, ফায়ারওয়াল এবং এনক্রিপশন ব্যবহার করে নিরাপত্তা নিশ্চিত করা।
লাইফ সাইকেল পলিসি: নির্দিষ্ট সময় পর নথির সংরক্ষণ বা ধ্বংসের পরিকল্পনা।

৪. নথি ব্যবহারের নীতিমালা

নিয়ন্ত্রিত অ্যাক্সেস: শুধুমাত্র অনুমোদিত কর্মীরাই গুরুত্বপূর্ণ নথিতে অ্যাক্সেস পাবে।
নথি অনুসন্ধান ও পুনরুদ্ধার ব্যবস্থা: দ্রুত খুঁজে পেতে নির্দিষ্ট কী-ওয়ার্ড ও ফিল্টার ব্যবস্থাও থাকা উচিত।
নিয়মিত আপডেট ও রিভিউ: নিয়মিত আপডেট ও রিভিউ করে নথির তথ্য ঠিক রাখা।

নথি সংরক্ষণের উদাহরণ টেবিল

নথি আইডি	ক্যাটাগরি	শিরোনাম	তারিখ	অবস্থান
PR-2024-001	ক্রয়	CNC মেশিন ক্রয়	০৪-১১-২০২৪	ক্রয় বিভাগ
HR-2024-005	মানবসম্পদ	নতুন কর্মী নিয়োগ	০১-১২-২০২৪	মানবসম্পদ বিভাগ
FIN-2024-AR	আর্থিক	২০২৪ সালের আর্থিক অডিট রিপোর্ট	০১-০২-২০২৪	অর্থ বিভাগ

নথি খোলা এবং নথির গতিবিধি সংরক্ষণ

কোম্পানির নথি খোলা ও নথির গতিবিধি সংরক্ষণের ক্ষেত্রে কয়েকটি উদাহরণ এখানে দেওয়া হলো:

উদাহরণ ১: ক্রয় সংক্রান্ত নথি

নথি খোলা: প্রথমে যন্ত্রপাতি কেনার জন্য একটি "ক্রয় নথি" তৈরি করা হলো এবং এর নাম দেওয়া হলো PR-2024-001 (PR = Purchase Request, 2024 = বছরের সংকেত, 001 = ক্রম সংখ্যা)।
শ্রেণিবিন্যাস: এটি একটি ক্রয় সংক্রান্ত নথি হওয়ায় "ক্রয় বিভাগ" নামে আলাদা ফোল্ডারে রাখা হলো।
ডেট স্ট্যাম্পিং ও শিরোনাম: নথিতে ক্রয় প্রক্রিয়ার শুরু তারিখ ও যন্ত্রপাতির বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করা হলো, যেমন "তারিখ: ০৪-১১-২০২৪, যন্ত্রপাতির নাম: CNC মেশিন, পরিমাণ: ৫টি।"
নথির গতিবিধি সংরক্ষণ: প্রতিটি ধাপে নথির অবস্থান একটি ERP সিস্টেমে অথবা লগবুকে উল্লেখ করা হলো।
সংরক্ষণ: যন্ত্রপাতি ক্রয় সম্পন্ন হওয়ার পর নথিটি স্ক্যান করে ক্লাউডে সংরক্ষণ করা হলো এবং কাগজের নথিটি আলাদা ফোল্ডারে রাখা হলো।

উদাহরণ ২: কর্মী নিয়োগ সংক্রান্ত নথি

নথি খোলা: নিয়োগ সংক্রান্ত প্রতিটি নথি "কর্মী বিভাগ" ফোল্ডারে আলাদা আলাদা নথি কোড দিয়ে খোলা হয়, যেমন HR-2024-005।
শ্রেণিবিন্যাস ও শিরোনাম: এই নথিতে কর্মীর নাম, পদবী, যোগদানের তারিখ ইত্যাদি উল্লেখ করা হয়।
নথির গতিবিধি সংরক্ষণ: প্রতিটি ধাপে নথির চলাচল লগবুকে বা সফটওয়্যারে উল্লেখ থাকে।
সংরক্ষণ: কর্মী যোগদানের পর তার সমস্ত নথি স্ক্যান করে ডিজিটাল ডাটাবেসে সংরক্ষণ করা হয় এবং কাগজের নথিগুলি সুরক্ষিত ফাইল ক্যাবিনেটে রাখা হয়।

উদাহরণ ৩: আর্থিক অডিট রিপোর্ট

নথি খোলা: অডিট রিপোর্ট নথি কোড দেওয়া হলো FIN-2024-AR।
শ্রেণিবিন্যাস ও শিরোনাম: এটি "অর্থ বিভাগ" ফোল্ডারে সংরক্ষিত থাকবে।
নথির গতিবিধি সংরক্ষণ: প্রতিটি ধাপে লগবুক বা সফটওয়্যারে তার অবস্থান এবং প্রেরণের তারিখ উল্লেখ করা হয়।
সংরক্ষণ: অডিট রিপোর্ট ডিজিটালাইজ করে ক্লাউডে সংরক্ষণ করা হয় এবং প্রিন্ট কপি সুরক্ষিত ফাইল ক্যাবিনেটে রাখা হয়।

www.skillsupnotes.com

📃 কোম্পানির নথি খোলা এবং নথির গতিবিধি সংরক্ষণের কলাকৌশল

কোম্পানির নথি খোলা এবং নথির গতিবিধি সংরক্ষণের কলাকৌশল

১. নথি খোলার প্রক্রিয়া

২. নথির গতিবিধি সংরক্ষণের প্রক্রিয়া

৩. নথি সংরক্ষণের কৌশল

৪. নথি ব্যবহারের নীতিমালা

নথি সংরক্ষণের উদাহরণ টেবিল

নথি খোলা এবং নথির গতিবিধি সংরক্ষণ

উদাহরণ ১: ক্রয় সংক্রান্ত নথি

উদাহরণ ২: কর্মী নিয়োগ সংক্রান্ত নথি

উদাহরণ ৩: আর্থিক অডিট রিপোর্ট

Popular Posts

Categories

Hashtag

Blog Archive

www.skillsupnotes.com

কোম্পানির নথি খোলা এবং নথির গতিবিধি সংরক্ষণের কলাকৌশল

১. নথি খোলার প্রক্রিয়া

২. নথির গতিবিধি সংরক্ষণের প্রক্রিয়া

৩. নথি সংরক্ষণের কৌশল

৪. নথি ব্যবহারের নীতিমালা

নথি সংরক্ষণের উদাহরণ টেবিল

নথি খোলা এবং নথির গতিবিধি সংরক্ষণ

উদাহরণ ১: ক্রয় সংক্রান্ত নথি

উদাহরণ ২: কর্মী নিয়োগ সংক্রান্ত নথি

উদাহরণ ৩: আর্থিক অডিট রিপোর্ট

Popular Posts

Fire Safety Myths vs Reality — আগুন নিরাপত্তা বিষয়ক ভুল ধারণা ও সত্য.

কর্মক্ষেত্রে শীর্ষ ১০টি আগুনের ঝুঁকি | Top 10 Fire Hazards in Your Workplace

Procurement vs Indenting

জ্বালানির মূল্য বৃদ্ধি ও হ্রাসের অর্থনৈতিক প্রভাব

গ্যাস সিলিন্ডারের নিরাপত্তা।

Categories

Hashtag

Blog Archive